Quản lý lịch chụp bằng bảng Kanban trên Framie

Một studio bận rộn có thể có hàng chục show cùng lúc: khách mới hỏi giá, khách đã cọc, show vừa chụp xong, album đang chỉnh, ảnh chờ giao. Khi tất cả nằm rải rác trong tin nhắn Zalo, file Excel và trí nhớ của từng người, rất dễ có show bị quên trả lời, hoặc hai người cùng tưởng người kia đang sửa ảnh.

Bảng Kanban của Framie gom mọi lịch chụp về một chỗ, để cả ekip nhìn vào là biết show nào đang ở đâu và ai đang lo.

Mỗi show là một thẻ, mỗi giai đoạn là một cột

Mỗi lịch chụp (booking) là một thẻ trên bảng, gắn với một khách hàng, kèm ngày giờ chụp, địa điểm, gói chụp, giá và ghi chú. Mỗi lịch chụp đều phải có thời gian bắt đầu và kết thúc, nên show nào cũng nằm đúng chỗ trên lịch và trong số liệu của studio. Các cột của bảng là milestone, những giai đoạn mà một show đi qua.

Studio mới tạo đã có sẵn năm milestone: Liên hệ, Đã đặt lịch, Đã chụp, Đang chỉnh sửa, Đã giao. Bạn có thể đổi tên, đổi màu, sắp xếp lại, hoặc thêm milestone riêng như "Đã cọc" hay "Chờ in album", tối đa 20 cột. Xoá một milestone không xoá show nào: các thẻ trong cột đó chuyển sang cột Chưa có milestone để bạn xếp lại.

Dưới tên mỗi milestone có công tắc Tính doanh thu. Bật nó cho milestone mà bạn coi là show đã xong, thường là Đã giao: giá của mọi lịch chụp trong cột đó được cộng vào doanh thu của tháng chụp. Studio mới tạo đã bật sẵn cho Đã giao.

Khi show tiến triển, chỉ cần kéo thẻ sang cột kế tiếp. Thứ tự thẻ trong cột cũng do bạn quyết định, nên show gấp có thể nằm trên cùng.

Bảng hiển thị từng tháng một, bắt đầu từ tháng này: mỗi cột chỉ gồm những show chụp trong tháng đó, nên bảng không dài ra mãi theo thời gian. Dùng hai mũi tên cạnh tên tháng để xem tháng trước hoặc tháng sau, và Tháng này để quay lại. Tháng đang xem nằm trong đường dẫn, nên bạn có thể gửi link cho đồng nghiệp.

Giao show đúng người

Mỗi lịch chụp có thể giao cho bất kỳ thành viên nào của studio, cho cả một team như "Ekip cưới" hay "Hậu kỳ", hoặc cả hai. Bộ lọc theo người phụ trách giúp mỗi nhiếp ảnh gia chỉ xem những show của mình, kể cả những show được giao qua team họ thuộc về.

Quyền cũng rõ ràng: mọi thành viên đều xem được bảng, chủ studio, admin và nhiếp ảnh gia được tạo và di chuyển show, còn việc sửa các milestone dành cho chủ studio và admin.

Bảng Kanban nối với những phần khác của Framie

Bảng Kanban là trung tâm của phần quản lý studio. Mỗi thẻ đều liên kết với khách hàng, lịch, album và số liệu của studio.

Trang booking: yêu cầu của khách thành thẻ mới

Khi khách đặt lịch trên trang booking của studio, họ chọn gói chụp và giờ trống rồi gửi yêu cầu. Bạn bấm Chấp nhận, Framie tìm khách theo email hoặc tạo khách mới, rồi tạo một lịch chụp với đúng gói chụp, giờ chụp và giá khách đã chọn, đặt vào milestone đầu tiên của bảng. Không cần nhập lại gì cả.

Nếu khách gửi yêu cầu mà chưa chọn giờ, ví dụ với gói chụp không có lịch trống, Framie hỏi bạn thời gian đã thống nhất với khách trước khi chấp nhận. Thời gian kết thúc tự điền theo thời lượng của gói chụp, và bạn vẫn sửa được.

Giờ trống trên trang booking cũng tự bỏ qua những giờ đã có lịch chụp, nên khách không đặt trùng show bạn đã nhận.

Lịch tháng: cùng một show, nhìn theo ngày

Tab Lịch chụp hiển thị chính những lịch chụp đó trên lịch tháng, theo màu milestone của chúng. Một show cưới kéo dài nhiều ngày hiện thành một dải liền qua các ngày. Mở một show từ lịch hay từ bảng Kanban đều ra cùng một hộp thoại, nên sửa ở đâu cũng giống nhau.

Album: từ show đến ảnh giao khách

Mở một thẻ, bạn thấy các album của show đó và có thể tạo album mới ngay tại đây, đã điền sẵn khách hàng. Từ album, khách chọn ảnh để chỉnh sửa, duyệt bản sửa, rồi nhận gallery. Một show có thể có nhiều album, ví dụ album pre-wedding và album ngày cưới.

Trang Tổng quan: cả studio trong một màn hình

Trang Tổng quan đếm số show trong mỗi milestone, liệt kê các buổi chụp trong 14 ngày tới, những album đang chờ studio hoặc chờ khách, và hoạt động gần đây của khách. Chuyển sang chế độ Của tôi, mỗi người chỉ thấy những show và album được giao cho mình.

Ô đầu tiên là Doanh thu tháng này: tổng giá của những lịch chụp trong tháng đang nằm ở milestone bật Tính doanh thu. Kéo một thẻ vào Đã giao, doanh thu tăng ngay; kéo ra khỏi cột, giá của nó được trừ đi. Nếu chưa có milestone nào được tính doanh thu, ô này nhắc bạn bật nó trên bảng Kanban.

Một show đi qua Framie như thế nào

1. Khách gửi yêu cầu từ trang booking, bạn chấp nhận, thẻ hiện ở cột Liên hệ hoặc cột đầu tiên của bạn.
2. Khách cọc, bạn kéo thẻ sang Đã đặt lịch và giao show cho nhiếp ảnh gia.
3. Ngày chụp hiện trên lịch tháng và trong mục buổi chụp sắp tới của trang Tổng quan.
4. Chụp xong, kéo sang Đã chụp, tạo album từ thẻ và gửi link cho khách chọn ảnh.
5. Khách chọn xong, kéo sang Đang chỉnh sửa, giao cho team hậu kỳ.
6. Khách duyệt bản sửa và nhận gallery, kéo sang Đã giao. Giá của show được cộng vào doanh thu tháng trên trang Tổng quan.

Mỗi bước đều nằm trên một bảng, nên không show nào bị bỏ quên giữa chừng.